Hay una forma de comunicación entre cliente y agencia que como tantas cosas en este mundo, se ha protocolizado para tratar de asegurar que siempre se tiene la información necesaria para que un proyecto salga adelante cómo se había pensado en un principio. El documento más habitual para cumplir este protocolo es el conocido por su nombre en inglés como brief o briefing.
¿Qué es un brief o briefing?
El brief es un documento informativo que contiene la información imprescindible para poder empezar a planificar o ejecutar un proyecto. Se trata de un documento muy habitual en el mundo de la comunicación, aunque también se ve en otro tipo de sectores, en el que una empresa o institución, a través de un documento, describe sus necesidades y deseos para la realización de un proyecto a una agencia o proveedor.
¿Cómo hacer un buen brief?
La clave de este documento no está solamente en hacerlo, sino en hacerlo bien. Si lo consiguen, las agencias de comunicación se lo agradecerán, el trabajo será más eficaz y los resultados más rápidos y mejores. Por el contrario, las consecuencias de hacerlo mal, pueden llevar a retrasar los tiempos de ejecución de un proyecto, multiplicar las horas de trabajo y culminar en una mala relación con tus proveedores.
En Pambú utilizamos siempre estos documentos por lo que a continuación les contamos qué es para nosotros lo necesario para hacer un buen briefing…
Contenido del briefing
1 – Objetivo del proyecto, ¿Para qué lo quiero?
Es imprescindible transmitir el objetivo para poder trazar una estrategia adecuada que permita cumplir con éste. Este punto condiciona de forma importante, por lo que es fundamental que esté claramente especificado.
2 – Público al que va dirigido, ¿Para quién lo quiero?
El público al que está destinada la campaña o proyecto también es muy importante ya que puede influir para que el lenguaje, estilo, enfoque o diseño del mismo tenga determinadas características. También influirá en la elección de los canales y medios en los que se difundirá, por lo que tener claro este aspecto es fundamental y uno de los puntos más importantes junto con los objetivos.
3 – Descripción de la empresa o institución, ¿Quién lo dice?
Incluir una breve descripción de la empresa en el brief es muy útil para conocer el enfoque y valores de la misma. Detalles que son muy importantes a la hora de realizar una propuesta creativa o en la que la comunicación y el diseño tengan un papel importante.
4 – Necesidades específicas
En ocasiones, el cliente ya tiene claras algunas de las características u orientación del proyecto. Si es así, deberá especificarlo para que desde la agencia lo tengamos en cuenta a la hora de plantear nuestra propuesta o ejecutar el proyecto.
5 – KPIs (¿Los Capis?)
Los Key Performance Indicators, conocidos como KPIs, ayudan a medir la eficacia del trabajo realizado. En ocasiones, se desarrollan proyectos con el fin de conseguir unos objetivos específicos. Por ejemplo, desarrollar un video para conseguir que conseguir generar X número de visitas. Cuando esos objetivos se pueden medir con un indicador claro y están dentro de las expectativas realizables, deben estar incluidas en este documento.
6 – Condiciones o limitaciones
Puede suceder que, por la industria o sector de la empresa o institución, su historia, valores, etc, haya algunas limitaciones o condiciones en el desarrollo del proyecto. Desde la agencia no tenemos por qué conocerlas por lo que es importante dejarlas por escrito, así de esta forma nos aseguraremos que la propuesta que reciba el cliente estará en línea con lo que busca.
7 – Estimación presupuestaria
En caso de que ya haya un presupuesto definido para el proyecto, es importante reflejarlo para que la propuesta se adecue a lo que el cliente puede pagar. Sin embargo, no es imprescindible ya que muchas veces lo que se busca es tener diferentes propuestas con su correspondiente presupuesto.
8 – Plazos
Por supuesto, a la hora de valorar un proyecto es muy importante tener en cuenta cuáles son los plazos de ejecución del mismo. Esta información permite a la agencia valorar mejor los recursos que necesitaremos y facilita la planificación y organización.
Conclusiones
El brief es un documento imprescindible para un mejor entendimiento entre cliente y agencia. Hacer un buen uso de éste facilita mucho el trabajo y permite que el cliente obtenga un resultado más cercano a lo que quiere y necesita.
Como sucede con muchas cosas, a veces sólo es necesario poner las cosas por escrito para aportar claridad y permitir que el trabajo se haga mejor.
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